Spolupráce
úseků

• společnost na výrobu obalového materiálu

Průběh jednání

Na společnost Interim Verwaltung DE GmbH se obrátila firma, která zaujímá na českém trhu jedno z předních míst v oblasti výroby obalového materiálu. V minulosti jsme s nimi již spolupracovali na projektu reorganizace managementu, takže se na nás obrátili jako na spolehlivého a ověřeného partnera.

Úspěšná a prosperující společnost zjistila možná vlivem rychlého růstu, že komunikace mezi jednotlivými úseky se stává jednou ze slabin, která následně významně ovlivňuje rychlost průchodu zakázek napříč všemi středisky. Proto se rozhodla požádat naši Interim Verwaltung o prověření a důkladnou analýzu.

Analýza (stávající stav)

Naše společnost stanovila zkušeného Interim manažera a tým deseti odborníků na komunikaci uvnitř společností. Interim manažer strávil 3 týdny v dané výrobní společnosti a pohyboval se mezi všemi úseky, od managementu přes obchod, nákup, technologii, výrobu, finanční úsek až po sklady. Jeho hlavním cílem bylo přesně zaznamenat způsob a nástroje současné komunikace mezi jednotlivými odděleními. Všechna data pak celý tým vyhodnotil a zpracoval ve společnosti Interim Verwaltung do srozumitelně strukturované analýzy.

Tato analýza vyhodnotila tyto nejzávažnější body:

• Procesní mapa úkolů a odpovědností je příliš obecná – všichni dělají všechno, není kontrola nad jednotlivými úkoly, chybí záznamy z osobních jednání uvnitř firmy, zbytečně se zdvojují operace, důležitá data nejsou sdílená
• Nástroj integrovaný ve stávajícím informačním systému – tzv. komunikátor – je téměř nepoužíván, mnoho z uživatelů o něm ani neví
• Nejsou přesně stanovené styčné osoby jednotlivých oddělení a jednotlivé dotazy zdržují práci všech (každý běhá za každým a ztrácí čas, chybí návaznost a jednotlivec se vyhýbá odpovědnosti, což mu anonymita mimo záznam umožňuje)
• Obchodní oddělení nemá přehled o aktuální naplněnosti výroby a nepředává správné dodací termíny zákazníkům
• Nákupní oddělení nemá k dispozici obchodní výhledy, aby mohlo výhodněji nakupovat, vyjednávat lepší podmínky dodávek materiálu v dlouhodobém horizontu

Výstupy analýzy byly přehledně prezentovány vedení společnosti spolu s návrhem opatření k jejich nápravě. Jakmile byl tento komplexní plán bodově připomínkován a následně odsouhlasen, podepsala výrobní společnost s Interim Verwaltung smlouvu o spolupráci, která zahrnovala pětiměsíční implementaci odsouhlaseného strategického plánu.

Cílový stav

nastavení kanálů a nástrojů komunikace mezi jednotlivými odděleními

Implementační fáze

Byl stanoven tým deseti specialistů na komunikaci ve společnosti. Pečlivě vybraný Interim manažer ihned po podpisu smlouvy začal realizovat přesně stanovené kroky strategického plánu přímo ve výrobní společnosti. Interim manažer pracoval 3 dny v týdnu jako člen společnosti. Seznámil nejprve vedení úseků a následně jejich podřízené s body plánu a cílovým stavem. Zaškoloval všechny do nových postupů a naučil je využívat dostupné komunikační nástroje. Týdenní reporty o průběhu projektu pak sdílel s vedením společnosti a zbývající 2 dny v týdnu vyhodnocoval výsledky s týmem expertů v Interim Verwaltung.

V jednotlivých odděleních došlo k upřesnění pozic a odpovědností za následnou komunikaci s ostatními úseky. Zcela se eliminoval stav, kdy například obchodníci osobně docházeli do nákupu a výroby, aby si konzultovali své jednotlivé zakázky. Byl zaveden přesný harmonogram porad v jednotlivých odděleních a následně meziúsekové týdenní porady. Mimo jiné byl plně uveden v praxi nástroj komunikátor uvnitř samotného IT systému, který umožňoval okamžité sdílení dat v systému. Byl navržen seznam sdílených výstupů pro klíčové úseky tak, aby bylo urychleno plánování nákupu a výroby a plánovací výrobní tabule byla zpřístupněna obchodnímu oddělení. Obchod tak získal online vhled do termínů výroby a ukončil zdlouhavou fázi přebíhání mezi výrobním vedením a obchodem. Obchodníci se mohli plně soustředit na svoji činnost a výroba ušetřila čas konzultacemi s každým obchodníkem. Kontakt mezi nákupem a obchodem byl zcela eliminován, jelikož dodací termíny materiálu již byly zahrnuty ve výrobních termínech. Díky zpřístupnění obchodního výhledu nákup zkrátil svoji reakční dobu a dodací termíny materiálu.

Novinkou, kterou společnost doposud nevyužívala, se stala tzv. funkce workflow. Ta byla integrována do podnikového systému a jasně definovala úkoly, kroky a odpovědnosti v daných úsecích. Tak se významně zprůhlednily procesy a zviditelnily konkrétní odpovědné osoby za daný úkol. Díky této funkci byly stanoveny návazné kroky a zrychlil se jejich proces. Ve významné míře usnadnila práci i revize přístupů v modulech oddělení a oprávnění k datům v provozovaném informačním systému. K tomu byl po odsouhlasení vedením přizván i Interim manažer z oblasti IT.

Zvýšení efektivity celkové komunikace uvnitř firmy jasně stanovilo pracovní náplně a odpovědnosti jednotlivých pracovníků napříč všemi úseky. Jejich přesnou definicí a zvolením uživatelsky komfortních nástrojů, které byly ve společnosti k dispozici, ale nebyly doposud využívány, se v krátkém časovém horizontu firma transformovala na společnost schopnou reagovat na poptávky s kratšími dodacími termíny a výrazně kvalitnějším zákaznickým servisem ze strany lépe informovaného obchodního oddělení.

Závěr

Celkově se společnost posunula v procesní logistice o téměř 20 % časové náročnosti. Zakázky, které byly z pohledu historicky nereálných termínů odmítány, firma nově postupně získala, a tím nabyla větší konkurenceschopnosti. I když se zdálo, že interní komunikace nemůže natolik ovlivnit vnější trh, vedení společnosti vyjádřilo maximální spokojenost s výsledkem celého projektu. Společnost Interim Verwaltung DE GmbH se díky druhému velmi úspěšnému projektu stala dlouhodobým smluvním partnerem společnosti.

Napište nám