Informační
systém

• zemědělská výroba, zpracování a prodej produkce

Průběh jednání

Naše společnost Interim Verwaltung DE GmbH byla informována od svého klienta, že jejich dlouholetý obchodní partner uvažuje o investici do nového informačního systému. Je ovšem bezradný při jeho výběru a obává se problémů a dopadů na provoz firmy v průběhu jeho implementace. Na základě toho jsme kontaktovali zmíněnou společnost a nabídli svoje služby.

Jednatel společnosti uvítal naši nabídku i vzhledem k výbornému doporučení svého obchodního partnera. Jeho firma se již dlouhá léta potýká s neucelenými daty ze zastaralého informačního systému, která už nedostačují pro řízení tak velkého podniku. Několik středisek využívá pouze excelových tabulek a výstupy se diametrálně liší. Proto je nutno zavést jednotný systém a zprůhlednit firemní čísla směrem k realitě.

Analýza (stávající stav)

Pro tento projekt byl vybrán Interim manažer s dlouholetou zkušeností v IT oblasti. Ten byl dosazen do firmy a 4 týdny monitoroval a sbíral data o současném stavu řízení společnosti, středisek a jejich požadavcích pro nový systém. Byl to velmi důležitý vstupní parametr pro analýzu zadaného úkolu. K tomu byl vybrán tým čtyř specialistů z oboru informačních podnikových systémů. Ti důkladně zpracovávali získaná data a požadavky společnosti, aby vypracovali ucelenou analýzu a plán rozsáhlého projektu.

Tato analýza vyhodnotila základní osnovu projektu:

• Specifikace požadovaných funkcí nového informačního systému
• Sestavení zadání pro výběr adekvátního informačního systému
• Výběrové řízení na dodavatele informačního systému
• Implementace informačního systému

Společnost Interim Verwaltung odprezentovala strukturovaný plán výběru a přechodu na nový informační systém podložený poznatky nasbíranými v průběhu analýzy v podniku. Ředitel firmy byl nadšen precizním zpracováním a zkušeným přístupem a podepsal smlouvu o spolupráci na zavedení nového informačního systému na 2 roky.

Cílový stav

výběr a implementace nového informačního systému

Implementační fáze

Do projektu vstoupil vybraný Interim manažer. Jeho prvním krokem bylo sestavit jednoznačné zadání pro Výběrové řízení na dodavatele informačního systému. To muselo jasně definovat jeho funkce, požadované moduly, komunikační nástroje i služby spojené s jeho provozem.

Poté bylo vyhlášeno samotné výběrové řízení. Do něho se přihlásilo pět společností. Tým specialistů Interim Verwaltung se postaral nejen o specifikaci zadání, vyhlášení a řízení kompletní agendy dodaných nabídek, ale i o vyhodnocení každé dodané nabídky podle předem odsouhlasených kritérií. Ve výsledku pouze tři nabídky skutečně splňovaly podmínky zadání. Ty byly společně hodnoceny a konzultovány s vedením firmy a vybraným týmem odborníků ve firmě Interim Verwaltung. S vítězem Interim Verwaltung připravila všechny potřebné podklady k uzavření smlouvy dle původního odsouhlaseného zadání klienta.

Implementace systému začala ihned po podpisu smlouvy. Interim manažer byl integrován do všech fází nastavení a testování postupně spouštěných modulů systému. 3 dny v týdnu se aktivně podílel a dohlížel na implementaci přímo ve společnosti a další 2 dny konzultoval průběh s týmem expertů ve firmě Interim Verwaltung. Harmonogram a postupy byly pečlivě kontrolovány v návaznosti na smluvní ustanovení, monitorovala se součinnost pracovníků s kroky implementace, testování funkcí, zaškolování uživatelů i předcházení neplánovaných zásahů do běžného provozu firmy.

Závěr

Firma integrovala všechny procesy do systému dle naplánovaného harmonogramu. Prozřetelným stanovením klíčových uživatelů, logickým a postupným přechodem jednotlivých středisek do systému a důkladným proškolením zaměstnanců se vyhnula možným dopadům na zpomalení provozu firmy. Dnes společnost systém provozuje třetím rokem a pochvaluje si přehledné výstupy a komfortní práci v něm.

Napište nám