Finance

• firma zaměřená na návrhy interiérů a osvětlení

Průběh jednání

Společnost hledala podporu v oblasti Interim managementu a na internetu našla odkaz na Interim Verwaltung DE GmbH. Vzhledem k velikosti firmy byla forma Interim managementu jednoznačná volba. Tak byla naše společnost oslovena ke spolupráci.

Vzhledem k velikosti firmy byla naše společnost oslovena ke spolupráci.

Firma, která doposud využívala v oblasti řízení financí externí účetní společnost, rozvázala smlouvu s touto společností z důvodu nesouladů v účetnictví. Bylo zapotřebí v první řadě prověřit skutečný stav účetních dat a znovu nastavit správné procesy a postupy.

Analýza (stávající stav)

Naše společnost Interim Verwaltung DE GmbH musela provést důkladnou analýzu současného stavu ekonomického úseku. K tomu byl zodpovědně vybrán zkušený Interim manažer a tým osmi finančních expertů. Interim manažer vstoupil na 3 týdny do firmy, aby zde zjistil stávající stav, účetní procesy a data zanechaná odchozí externí firmou. S veškerými nasbíranými daty přicházel na firmu Interim Verwaltung za týmem specialistů, a ti je zpracovali tak, aby byl odhalen skutečný stav dat.

Nejzávažnější poznatky z analýzy:

• Účetní data za poslední dva roky jsou neúplná
• Systém archivace zákonem daných dokumentů je neúplný
• Účetní moduly v podnikovém systému nejsou zcela využity a nelze tak generovat kompletní účetní knihy

Detailně zpracovaná analýza, s důrazem na klíčové body, u nichž postupy neodpovídaly zákonným povinnostem, byla předložena vedení společnosti. Interim Verwaltung upozornila na další pochybení v evidenci dokumentace a ihned vytvořila s týmem expertů plán nápravných opatření, který představila společnosti. Vedení firmy odsouhlasilo všechny body strategického plánu a záhy podepsalo s Interim Verwaltung smlouvu o spolupráci na období pěti měsíců.

Cílový stav

narovnání stávajících účetních dat, zavedení postupů a procesů ve vedení účetnictví firmy

Implementační fáze

Erudovaný Interim manažer se okamžitě ujal řízení projektu přímo ve společnosti. V samotné Interim Verwaltung pak řešil všechny zpětné vazby nasbírané v průběhu implementace s týmem vybraných osmi finančních specialistů. Hlavní bod skýtal nové nastavení procesů jak v samotné činnosti jediné účetní/pokladní ve firmě, tak nastavení procesů v podnikovém informačním systému. V této fázi byl do projektu po konzultaci s majitelem společnosti přizván další Interim manažer společnosti Interim Verwaltung, a to specialista v oblasti IT informačních systémů. Ten seznámil a zaškolil firemní účetní v používání nově nastavených funkcí účetního modulu. Cílem tohoto kroku bylo správně ukládat a archivovat kompletní data ve firemním systému, aby nedošlo ke ztrátě dat tak, jak se to stalo před zahájením projektu.

Dalším krokem byl výběr nové externí účetní firmy. Na základě vyhodnocení rozsahu služeb bylo jasně rozhodnuto, že pro společnost je ekonomicky výhodnější využívat outsourcingu. Bylo však nutné přesně definovat požadované služby a vytvořit exaktní zadání pro výběr dodavatele těchto služeb. Interim Verwaltung vzala na sebe kompletní agendu zmíněného VŘ a se souhlasem vedení pak i vyhodnotila nabídky. Jejich hodnocení bylo předloženo vedení firmy k finálnímu výběru vítěze. Po podpisu smlouvy se nově vybraná účetní společnost ihned ujala své práce.

Struktura práce a nastavení procesů především pro firemní účetní a novou partnerskou účetní firmu se staly pevným základem pro přehled o firemních financích. Došlo i na revizi bankovních služeb a progresivní návrhy v oblasti cash flow a dlouhodobého plánování investic.

Závěr

Díky nově nabytému přehledu o ekonomických výsledcích byla společnost schopná mnohem rychleji a efektivněji plánovat cash flow i budoucí investice. Manažeři měli mnohem snazší pozici v rozhodování o přijetí dlouhodobých a větších projektů a mohli zaujmout silnější pozice v jednání s finančními institucemi. Díky tomuto úspěšnému projektu se firma rozhodla využít služeb Interim Verwaltung i v oblasti marketingu a v současnosti spolupracujeme na kampani o zvýšení povědomí o firmě na českém a rakouském trhu.

Napište nám